El Acta
Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto.
La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las funciones de secretario de la reunión.
¿Qué datos tenemos que incluir?
- Fecha y hora de la reunión
- Nombre del grupo o entidad que se reúne
- Nombre y cargo de los participantes
- Tipo de reunión: ordinaria, extraordinaria, etc.
- Aprobación del acta de la reunión (si procede)
- Listado de documentación presentada en la reunión
- Descripción del desarrollo de la reunión: propuestas, intervenciones, votaciones, etc.
- Firma del secretario y , a veces, del presidente o director
- Responsabilidades impartidas y plazos
¿Cómo debe ser un acta?
Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos.
El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones. Además, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuenta para elaborar un acta:
- La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea.
- La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.
Aprobación de actas
Si hay varias reuniones en torno a un mismo asunto, se suele aprobar en cada reunión el acta correspondiente a la anterior. Si alguien no está de acuerdo en algún punto debe ponerlo de manifiesto, ya que puede tratarse de alguna cuestión legal.
Ejemplo de un Acta:
Actividad en extra-clase: En su cuaderno de tareas Redacte un acta de elección del comité del curso.
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