El Oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.
Estructura
- 1. Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
- 2. Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
- 3. Destinatario.- Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
- 4. Asunto.- Se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
- 5. Referencia.- Se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
- 6. Cuerpo o texto.- Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
- 7. Despedida.- En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas.
- 8. Firma.
Ejemplo de oficio:
Redacte un oficio al Prefecto solicitando un premio
d. El Acta
Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto.
La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las funciones de secretario de la reunión.
